Privacy statement sollicitanten en ingehuurd personeel

Laatst gewijzigd: 2 augustus 2021

 

Dit is het privacy statement van de Nederlandse Spoorwegen (“NS” of “wij”) – de NS Groep N.V. en de vennootschappen namens wie NS Groep N.V. handelt. Dit privacy statement verschaft informatie over de persoonsgegevens die wij over sollicitanten en ingehuurd personeel verwerken – al dan niet – via de websites werkenbijns.nl en inhuur.ns.nl. Wij vinden het belangrijk om er voor te zorgen dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is en dat je weet waarvoor wij jouw persoonsgegevens gebruiken.

NS houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de van toepassing zijnde wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

NS respecteert je privacy

Het zijn en blijven natuurlijk jouw persoonsgegevens. Jouw privacy is in alles ons vertrekpunt:

 

  • Transparant
    We leggen je duidelijk uit hoe we je gegevens verzamelen en waarvoor we die gebruiken.
  • Veilig bij NS
    We gebruiken je gegevens, goed beveiligd, alleen voor onze diensten. We delen je gegevens niet met derden, behalve als we je expliciete toestemming hebben.
  • Keuze en controle
    Jij bepaalt of we je gegevens voor extra diensten van NS mogen gebruiken. Je kunt je gegevens over deze diensten wijzigen of verwijderen.
  • Innovatief en open
    We blijven bedenken hoe we je privacy kunnen verbeteren en staan open voor suggesties en vragen.

 

Wil je weten hoe we precies met je gegevens omgaan? Je leest er alles over in ons privacy statement.

Het gehele privacy statement kan je ook downloaden.

Privacy statement NS: alle onderwerpen

  • Sollicitanten
  • Ingehuurd personeel (ZZP’ers en/of leveranciers)
  • Cookies en vergelijkbare technieken

Sollicitanten

Informatie over het gebruik van jouw persoonsgegevens wanneer je bij NS solliciteert.

 

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken je naam, e-mailadres, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en werkervaring. Daarnaast verwerken we de gegevens welke je vermeldt op jouw CV of in je motivatiebrief.

 

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Recruitmentproces

Wij gebruiken je gegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande functie. Wanneer dat noodzakelijk is voor de functie maakt een assessment, pre-employment screening, een medische keuring of psychologische keuring onderdeel uit van de beoordeling.

Ook gebruiken wij jouw gegevens voor statistisch onderzoek en het verbeteren van onze diensten. In dat geval zullen wij jouw gegevens in ieder geval pseudonimiseren en, indien mogelijk, anonimiseren.

Het verstrekken van persoonsgegevens is (wettelijk) niet verplicht. Indien je deze persoonsgegevens niet verstrekt, is het echter mogelijk dat wij niet in staat zijn om te beoordelen of jij als kandidaat geschikt bent voor de vacante functie.

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang.

 

Pre-employment screening resultaten

Wanneer er een pre-employment screening, medische keuring of psychologische keuring wordt uitgevoerd of een assessment wordt afgenomen, verkrijgen wij de resultaten daarvan van degene die de screening uitvoert, van de keurende arts of psycholoog of van degene die het assessment afneemt.

De grondslag voor de verwerking is: toestemming.

Video solliciteren

Bij NS kan je videosolliciteren, indien je daarvoor toestemming geeft. Dit kan handig zijn. We bieden je echter altijd de mogelijkheid om een gewoon sollicitatiegesprek te doen.

De grondslag voor de verwerking is: toestemming.

Toekomstige vacatures

Ook kunnen wij, indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, jouw gegevens opnemen in ons systeem zodat wij jou kunnen benaderen voor andere beschikbare en ons inziens passende functies.

De grondslag voor de verwerking is: toestemming.

Marktonderzoek

Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen we jouw gegevens ook gebruiken voor het doen van marktonderzoek, zodat wij ons werving- en selectieproces kunnen aanpassen en verbeteren.

De grondslag voor de verwerking is: toestemming.

 

Met wie delen wij gegevens?
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals beoogd leidinggevenden, medewerkers van de HR-afdeling en NS security, en/of gesprekspartners indien je voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd.

 

Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen die ons helpen bij de beoordeling of je geschikt bent voor de functie. Dit zijn de volgende partijen:

  1. assessment- of screeningbureaus;
  2. de keurende arts, de psycholoog of degene die is belast met het assessment als de sollicitant een medische of een psychologische keuring of een assessment krijgt en alleen als dat nodig is voor de keuring of het assessment;
  3. anderen als dat nodig is in het kader van een antecedentenonderzoek.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens uiterlijk tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieperiode. Wij zullen jou gegevens uiterlijk tot één jaar na registratie bewaren indien jij hebt aangegeven dat wij jou op de hoogte mogen houden van toekomstige vacatures.. Deze toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Ingehuurd personeel (ZZP’ers en/of leveranciers)

Informatie over het gebruik van jouw persoonsgegevens wanneer je als ingehuurde professional (ZZP’er of leverancier) bij NS inschrijft in het opdrachtsysteem (inhuur.ns.nl) en/of aan de slag gaat.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Wij vragen bij een inschrijving je naam, e-mailadres, adres, woonplaats, geboortedatum, KvK-nummer en segmenten waarin je actief bent. Bij inhuur verzoeken we (mogelijk) ook om je Burgerservicenummer, nationaliteit en soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur. Verder houden wij een overzicht bij van de door jou gewerkte uren.

 

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Inschrijven

Als je je inschrijft als ZZP’er of leverancier vragen wij je om via de website inhuur.ns.nl gegevens in te vullen die nodig zijn om een goede match te kunnen maken met (toekomstige) interim opdrachten zoals jouw persoonsgegevens, KvK-nummer en de segmenten waarin je actief bent. Wij houden bij wanneer je voor het laatst hebt ingeschreven op ons opdrachtensysteem om je bij voortdurende inactiviteit uit te schrijven (zie hieronder voor meer informatie).

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang.

Emailcommunicatie

Als je ingeschreven bent, dan informeren wij je via e-mail over mogelijk voor jou interessante opdrachten. Als je geen e-mails meer wenst te ontvangen, kun je je hiervoor uitschrijven.

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang.

 

Administratie

We gebruiken je contactgegevens, zoals je naam, om je in de inhuuradministratie van NS op te nemen, zodat je jouw werkzaamheden kunt uitvoeren. Verder houden we jouw gewerkte uren bij om de (fiscale) inhuurkosten te kunnen verantwoorden.

De grondslag voor de verwerking is: uitvoering van de overeenkomst.

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan specifieke wetgeving houden wij ook andere persoonsgegevens over je bij, wanneer NS wettelijk verplicht is om de informatie te registeren. Dit betreffen in ieder geval de volgende verplichtingen:

  • Wij houden onder meer een administratie bij uit hoofde van de inlenersaansprakelijkheidsregeling welke als doel heeft het voorkomen van belastingfraude. Meer informatie over de regeling is na te lezen op de website van de Belastingdienst.
  • Ook registreert NS informatie over ingehuurd personeel welke (mogelijk) in aanraking (zijn) (ge)komen met gevaarlijke stoffen. De registratie heeft als doel om NS in staat te stellen een verband te leggen tussen gezondheidsklachten en de blootstelling aan een gevaarlijke stof in het verleden. Voor vragen over dit onderwerp kan je mailen naar po@ns.nl

De grondslag voor de verwerking is: een wettelijke verplichting.

 

Met wie delen wij gegevens?

Wij werken samen met verschillende uitzendbureaus. Bij een inhuuropdracht werken we samen met onze contractpartner FastFlex. Wij verstrekken jouw gegevens aan FastFlex. FastFlex benadert je voor aanvullende informatie die nodig is om de overeenkomst, die FastFlex met je zal aangaan, uit te voeren. FastFlex is voor deze gegevensverwerking zelf verantwoordelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving. Wij raden je daarom aan om voor meer informatie het Privacy Statement van FastFlex te lezen.

Tot slot kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen als dat nodig is voor de nakoming van een wettelijke verplichting. Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

 

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Als jij je hebt ingeschreven voor inhuuropdrachten op inhuur.ns.nl, dan bewaren wij jouw gegevens tot maximaal twee jaar nadat je voor de laatste keer bent ingelogd in ons systeem. Je kunt je vanzelfsprekend, als je geen prijs meer stelt op het vervullen van mogelijke opdrachten bij NS, zelf ook eerder uitschrijven. geanonimiseerd. Bij bemiddeling via een leverancier bewaren we jouw gegevens, zoals je ze hebt aangeleverd, 4 weken. Na 4 weken anonimiseren we deze gegevens. De geanonimiseerde gegevens bewaren we maximaal 12 maanden.

 

Dit is alleen anders wanneer je tijdens jouw werkzaamheden (mogelijk) in aanraking bent geweest met gevaarlijke (CMR-)stoffen zoals omschreven door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu en Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Wij zijn in dat geval wettelijk verplicht om onder andere jouw contactgegevens 40 jaar te bewaren.

Cookies en vergelijkbare technieken

De websites van NS Groep N.V. maken gebruik van cookies en daarmee vergelijkbare technieken. NS gebruikt functionele en analytische cookies om je een optimale gebruikerservaring te bieden op haar websites. Daarnaast plaatsen NS en derde partijen tracking cookies. Deze cookies kunnen informatie over je verzamelen en uw internetgedrag binnen (en mogelijk ook buiten) onze websites volgen. Met deze informatie kunnen advertenties of content aan uw interesses en profiel worden aangepast. Meer informatie vindt u op ns.nl/cookiebeleid. Je kan toestemming hieronder altijd weer intrekken.

 

Toestemming geven of intrekken cookies

U kunt hier uw toestemming geven of intrekken voor het plaatsen van tracking cookies.

Rechten van betrokkenen

Jij hebt het recht ons te verzoeken om:

  • inzage te geven in jouw persoonsgegevens,
  • jouw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • verzet aan te tekenen tegen de verwerkingen van je persoonsgegevens;
  • jouw persoonsgegevens te beperken; en/of
  • jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou of aan een derde.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij zullen je verzoek beoordelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij zullen je zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van jouw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van jouw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen. We zullen je in dat geval informeren.

Je kan een verzoek indienen via dit formulier: NS HR formulier persoonsgegevens (voormalig) medewerkers.

Wij vragen je vriendelijk om jouw verzoek te voorzien van een kopie van jouw identiteitsbewijs of paspoort. Wij verzoeken jou vriendelijk het BSN-nummer en pasfoto zwart te maken of gebruik te maken van de app van de Rijksoverheid.

Vragen en contact

Voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens, kunt je terecht op deze pagina of mailen naar het Expertisecentrum.

Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming die goede naleving van de privacy spelregels bewaakt. Hieronder vindt je de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming:

NS Groep N.V.
mr. A. Nijhoff
Postbus 2812
3500 GV Utrecht

Of stuur een e-mail naar fg@ns.nl.

Eindverantwoordelijkheid

Dit is het privacy statement van de Nederlandse Spoorwegen (“NS” of “wij”) – de NS Groep N.V. en de vennootschappen namens wie NS Groep N.V. handelt. De lijst met de betreffende vennootschappen is op te vragen via de Functionaris voor Gegevensbescherming. Dit privacy statement geeft informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken van onze (website) gebruikers, sollicitanten, ZZP’ers, leveranciers en anderszins ingehuurd personeel.

 

Eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen NS (‘Verantwoordelijke’ in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming), is NS Groep N.V., de holdingmaatschappij voor alle NS-bedrijfsonderdelen, waaronder NS Reizigers en NS International.

Contactgegevens:

NS Groep NV
Laan van Puntenburg 100
Postbus 2812
3500 GV Utrecht

Ingeschreven in het Handelsregister (Kamer van Koophandel) onder nummer 30124358.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen indien ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Bij grote wijzigingen zullen wij je daarover informeren via bijvoorbeeld de apps van NS, onze nieuwsbrief of via de website. Het meest actuele privacy statement vindt je altijd op deze pagina. In het privacy statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.