Privacy statement sollicitanten en inhuur

Dit is het privacy statement van de Nederlandse Spoorwegen (“NS” of “wij”) – de NS Groep N.V. en de vennootschappen namens wie NS Groep N.V. handelt. Dit privacy statement verschaft informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken via de website www.werkenbijns.nl. Wij vinden het belangrijk om er voor te zorgen dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is en dat je weet waarvoor wij jouw persoonsgegevens gebruiken.

NS houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de van toepassing zijnde wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat gebeurt er met mijn gegevens?

Om te kunnen solliciteren vragen wij jou om een sollicitatieformulier in te vullen. Door middel van dit formulier verzamelen wij persoonsgegevens zoals je naam en contactgegevens. Daarnaast verwerken wij de gegevens die jij aan ons verstrekt bijvoorbeeld de gegevens die je vermeldt op jouw CV of in je motivatiebrief.
Als je je inschrijft als ZZP’er of leverancier vragen wij je om via de website www.inhuur.ns.nl gegevens in te vullen die nodig zijn om een goede match te kunnen maken met (toekomstige) opdrachten zoals jouw persoonsgegevens, KvK nummer en de segmenten waarin je actief bent. Wij houden bij wanneer je voor het laatst hebt ingelogd op ons opdrachtensysteem om je bij voortdurende inactiviteit uit te schrijven.

Als je ingeschreven bent als ZZP’er en leverancier informeren wij je via mailings over mogelijk voor jou interessante opdrachten. Als je deze mailings niet wilt ontvangen, kun je je hiervoor uitschrijven.

Grondslag voor de verwerking: gerechtvaardigd belang
Wij gebruiken deze gegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande functie of opdrachten. Wanneer dat noodzakelijk is voor de functie of de opdracht, dan maakt een assessment, pre employment screening of een medische keuring of psychologische keuring onderdeel uit van de beoordeling. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang.

Wanneer er een pre employment screening, medische keuring of psychologische keuring wordt uitgevoerd of een assessment wordt afgenomen, verkrijgen wij de resultaten daarvan van degene die de screening uitvoert, van de keurende arts of psycholoog of van degene het assessment afneemt.

Ook gebruiken wij jouw gegevens voor statistisch onderzoek en het verbeteren van onze diensten. In dat geval zullen wij jouw gegevens pseudonimiseren en indien mogelijk anonimiseren.

Grondslag voor de verwerking: toestemming
Ook kunnen wij, indien je daarvoor toestemming heeft gegeven, jouw gegevens opnemen in ons systeem zodat wij jou kunnen benaderen voor andere beschikbare en passende functies.

Wanneer je daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen we jouw gegevens ook gebruiken voor het doen van marktonderzoek zodat we ons werving- en selectieproces kunnen aanpassen en verbeteren.

Minderjarigen die reageren op vacatures, stages of evenementen dienen toestemming te hebben van ouders of wettelijke voogd.

Het verstrekken van de persoonsgegevens is (wettelijk) niet verplicht. Indien je deze persoonsgegevens niet verstrekt, is het echter mogelijk dat wij niet in staat zijn om te beoordelen of jij als kandidaat geschikt bent voor een vacante functie.

Met wie delen wij gegevens?
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals beoogd leidinggevenden, medewerkers van de HR-afdeling, en/of gesprekspartners indien je voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd.

Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derden die ons helpen bij de beoordeling of je geschikt bent voor de functie:
a. (assessment of screening)bureaus;
b. de keurende arts, de psycholoog of degene die is belast met het assessment als de sollicitant een medische of een psychologische keuring of een assessment krijgt en alleen als dat nodig is voor de keuring of het assessment;
c. anderen als dat nodig is in het kader van een antecedentenonderzoek.

Bij een inhuuropdracht werken we samen met onze contractpartner FastFlex. Wij verstrekken jouw gegevens aan FastFlex. Fast Flex benadert je voor aanvullende informatie die nodig is om de overeenkomst, die FastFlex met jou zal aangaan, uit te voeren. FastFlex is voor deze gegevensverwerking zelf verantwoordelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving. Wij raden je daarom aan om voor meer informatie te kijken op https://fastflex.nl/wp-content/uploads/2018/05/Privacy_statement_FastFlex-1.pdf.

Tot slot kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen als dat nodig is voor de nakoming van een wettelijke verplichting. Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens uiterlijk tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieperiode. Indien je toestemming hebt gegeven dat wij jouw gegevens mogen bewaren zodat wij jou op hoogte kunnen brengen van toekomstige vacatures, dan zullen wij je gegevens uiterlijk tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Deze toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Als jij je hebt ingeschreven voor inhuuropdrachten op www.inhuur.ns.nl, dan bewaren wij jouw gegevens tot maximaal vier jaar nadat je voor de laatste keer bent in gelogd in ons systeem. Je kunt je vanzelfsprekend, als je geen prijs meer stelt op het vervullen van mogelijke opdrachten bij NS, zelf ook eerder uitschrijven.

Cookies op deze website

NS maakt op deze websites gebruik van cookies en andere vergelijkbare technieken om aanvullende gegevens over het websitegebruik te verzamelen en haar diensten te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan een website worden opgeslagen op jouw apparaat om bijvoorbeeld de basisfunctionaliteiten van een website te ondersteunen, instellingen en voorkeuren te onthouden en statistische doelen te dienen.

Er bestaan verschillende vormen van cookies en afhankelijk van diens kenmerken en functionaliteiten zullen deze voor verschillende termijnen bewaard blijven op jouw apparaat (computer, telefoon, tablet).

Wij maken alleen gebruik van functionele en analytische cookies.

Functionele cookies
De zogenoemde functionele sessiecookies worden gebruikt voor het leveren van services of om jouw voorkeursinstellingen op te slaan. Bijvoorbeeld voor:

1. het onthouden en doorgeven van de informatie die je invult tijdens het inlogproces of die je op de verschillende webpagina’s tijdens het bestelproces achterlaat, zodat voorkomen wordt dat je telkens opnieuw dezelfde gegevens moet invullen;
2. het opslaan van jouw voorkeuren;
3. het opsporen van misbruik van onze websites.

Analytische cookies
Deze cookies worden gebruikt om jouw bezoek aan onze websites te analyseren. Wij analyseren bijvoorbeeld het aantal bezoekers dat onze websites bezoekt, de tijdsduur van de bezoeken, de volgorde van de bezochte pagina’s en of de pagina’s van een website moeten worden aangepast. Met behulp van de verzamelde informatie kunnen we onze websites gebruikersvriendelijker inrichten. Verder worden deze cookies gebruikt om mogelijke technische problemen op de websites op te lossen.

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal jouw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Je kunt het gebruik van cookies weigeren door in jouw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Indien je hiervan Google Analytics cookies wenst uit te zetten, dan kun je klikken op de volgende link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Overige technieken
Behalve cookies maakt NS ook gebruik van Javascripts en webbeacons. Door toepassing van Javascript in jouw browser kunnen wij onze sites interactief maken en applicaties voor het web ontwikkelen. Een webbeacon is een kleine grafische afbeelding op onze sites. Door middel van deze afbeelding kunnen wij bijvoorbeeld vaststellen hoeveel bezoekers op welke momenten de pagina hebben gezien.

Wil je meer weten over cookies? Ga dan naar http://www.allaboutcookies.org/

Jouw rechten

Jij hebt het recht ons te verzoeken om:

  • inzage te geven in jouw persoonsgegevens,
  • jouw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • verzet aan te tekenen tegen de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
  • jouw persoonsgegevens te beperken; en/of
  • jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou of aan een derde.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij zullen je verzoek beoordelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij zullen je zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van jouw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van jouw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen. We zullen je in dat geval informeren.

Op de pagina https://www.ns.nl/privacy/rechten-betrokkenen.html tref je meer informatie aan over jouw rechten en hoe je deze kunt uitoefenen.

Verzoek indienen

Je kunt zelf je dossier inzien. Dit kun je opvragen via dit formulier:

NS HR formulier persoonsgegevens (voormalig) medewerkers

Wij vragen je vriendelijk om jouw verzoek te voorzien van een kopie van jouw identiteitsbewijs of paspoort. Wij verzoeken jou vriendelijk het BSN-nummer en pasfoto zwart te maken of gebruik te maken van de app van de Rijksoverheid.

Indienen klacht

Je hebt op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en contact

Voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens, kun je kijken op www.ns.nl/privacy.

Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming die goede naleving van de privacy spelregels bewaakt. Hieronder vind je de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming:

NS Groep N.V.
mr. U.H. Oelen
Postbus 2812
3500 GV Utrecht

Of stuur een e-mail naar functionarisgegevensbescherming@ns.nl.

Eindverantwoordelijkheid

Eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen NS (‘Verantwoordelijke’ in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming), is NS Groep N.V., de holdingmaatschappij voor alle NS-bedrijfsonderdelen, waaronder NS Reizigers en NS International.

Contactgegevens:
NS Groep NV
Laan van Puntenburg 100
Postbus 2812
3500 GV Utrecht

Ingeschreven in het Handelsregister (Kamer van Koophandel) onder nummer 30124358.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen indien ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacy statement vind je altijd op www.werkenbijns.nl/privacy. Wij raden je aan dit privacy statement geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. In het privacy statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 13-06-2018.